Het is niet verplicht om een boekhouder onder de arm te nemen voor je administratie als zelfstandige, eenmanszaak of zaakvoerder. Maar je bent natuurlijk wél verplicht om een boekhouding te voeren.

21% btw

Van auto's tot cosmetica, in België is 21% btw de standaard. Behoort jouw product of dienst niet tot de uitzonderingen die hieronder worden beschreven? Dan mag je ervan uitgaan dat 21% het percentage is dat je moet hanteren.

• Voor goederen die als meer noodzakelijk worden beschouwd, rekent de overheid een voordeliger btw-tarief van 12% tot 0% om te verzekeren dat ze toegankelijk blijven.

12% btw

Dit tarief geldt voor maaltijden, bereid op restaurant of door een cateringdienst, en vijf andere productcategorieën die een groot socio-economisch belang hebben.

• Steenkool
• Banden voor landbouwmachines en tractoren
• Fytofarmaceutische producten (gewasbeschermingsmiddelen)
• De levering, nieuwbouw en renovatie van sociale woningen
• Margarine

6% btw

6% is the magic number voor een lange lijst basisproducten en levensnoodzakelijke diensten. Dit percentage speelt onder andere een belangrijke rol in de voedingssector: op vlees, vis, zuivel, groenten en fruit wordt bijvoorbeeld 6% btw geheven. Daarnaast vallen ook geneesmiddelen, vervoer, culturele activiteiten en zelfs bloemen onder dit tarief.

0% btw

Op een kleine groep producten hoeven we geen btw te betalen: dag- en weekbladen die minstens 48 keer per jaar verschijnen, recuperatiestoffen en -producten.

• 0% btw is niet hetzelfde als vrijstelling van btw, wat geldt voor specifieke beroepen en de activiteiten die ze uitvoeren.

Medecontract

Het systeem van btw-medecontractant uitgelegd in onze eigen woorden: ‘een btw-ingreep die wordt toegepast tussen twee btw-plichtigen voor werken aan onroerende goederen’.

De essentie van btw-medecontractant

• Het systeem van btw-medecontractant geldt tussen twee btw-plichtigen.
• Het is van toepassing voor renovatie, verbouwing en onderhoud aan gebouwen voor beroepsdoeleinden.
• Extra: het moet gaan over ‘werken in onroerende staat‘.
• De aannemer rekent geen btw.
• De ontvanger van de factuur geeft via de btw-aangifte de verschuldigde btw aan en neemt ze tegelijk ook weer in aftrek (nuloperatie).

Wat kost een goede boekhouder per uur anno 2022?

De meeste accountants vragen tussen de 90 en 150 euro per uur. Echter zijn dit vaak additionele kosten, want heel wat accountants doen de gehele boekhouding

(Btw aangifte, verwerking van x aantal facturen per maand, advies fiscale voordelen, aantal jaarlijkse aangifte inkomstenbelastingen, neerlegging jaarrekening,…) voor een vast bedrag per maand of een vaste bedrag per jaar/kwartaal.

Het ‘in regie’ factureren gaat er echter bij de meeste online boekhouders meer en meer uit, waardoor het des te belangrijkere wordt om een forfait prijs met het kantoor af te spreken voor de gehele administratie in overeenstemming met diens opdrachtbrief of offerte.

Wanneer je bij boekhoudkantoren komt die een mindere prijs per maand vragen dan de tarieven die wij vermelden wil dit niet perse zeggen dat je het groot lot gewonnen hebt. De meeste boekhouders die ‘onder’ de prijs werken zijn geen online boekhouders, investeren doorgaans een pak minder in software en connectiviteit. Wanneer we kijken de toekomst zijn dit echt wel zaken waar elke ondernemer mee moet bezig zijn.

Jazeker! Ben je niet tevreden of voel je dat je boekhouder niet op dezelfde golflengte zit, aarzel dan niet om de samenwerking te stoppen.  Overstappen van boekhouder kan op gelijk welk ogenblik maar er zijn wel een aantal zaken waar je best rekening mee houdt.

Dit kan eender wanneer MAAR om dubbele kosten te vermijden, doe je dit best tegen of na de balansdatum.

Elke boekhouder is gebonden door een deontologische plicht.  Wanneer je als klant wenst over te stappen naar een ander kantoor is je huidige boekhouder verplicht alle informatie door te geven. 

Zelfs al zijn er problemen geweest in de samenwerking . Je oude boekhouder kan en mag dus geen documenten achterhouden die het werk van de nieuwe boekhouder zouden belemmeren.

Als je uitgave voldoet aan de volgende vier voorwaarden mag je ze inbrengen als beroepskost:

• De uitgave is werkgerelateerd
  
  
• De uitgave zorgt er mee voor dat je onderneming draait en dat je een belastbaar inkomen verkrijgt
  
  
• De uitgave is gebeurd (geboekt) in hetzelfde jaar als waarin je ze wilt inbrengen (hoeft niet persé, je kan deze ook later inbrengen)
  
  
• Je hebt een bewijs van de uitgave (factuur, btw-bon, ontvangstbewijs, onkostennota)

Volledig aftrekbare kosten

Zaken zoals professionele huisvestingskosten, de boekhouder, werkkledij, zakelijke reiskosten, sociale bijdragen, kantoorbenodigdheden, professionele kosten voor telefoon en internet, aanvullende verzekeringen kan je volledig inbrengen als beroepskost.

Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Sommige kosten kan je slechts gedeeltelijk inbrengen. Denk daarbij aan: kosten voor je auto en je auto zelf (percentage afhankelijk van de CO2-uitstoot), professionele restaurantkosten, relatiegeschenken, reclame en tickets voor congressen en seminaries (+ de reis- en verblijfskosten).

Niet-aftrekbare kosten

Andere kosten, zoals geldboetes, gewone kledij, belastingen en privé-uitgaven kan je helemaal niet inbrengen.

Gemengde kosten

Indien je van thuis uit werkt kan je je huisvestingskosten en kosten voor het internet en telefoon gedeeltelijk inbrengen. Je zal hiervoor een verdeelsleutel moeten opstellen die een realistisch beeld geeft van welk gedeelte van je gebruik professioneel is en welk gedeelte persoonlijk. Hetzelfde kan gelden voor een gsm, laptop of auto die je zowel privé als professioneel gebruikt.

Investeringen

Grotere investeringen schrijf je niet in één keer af, maar worden over een vast bepaald aantal jaar telkens gedeeltelijk afgeschreven. Voorbeelden hiervan zijn een smartphone, computermateriaal of klein gereedschap, voertuigen, meubilair en machines, kantoren en gebouwen en industriële gebouwen. 

Let op! Op al deze regels bestaan er uitzonderingen, doe dus zeker op voorhand je huiswerk en ga te rade bij je boekhouder, zodat je bij de afrekening niet voor een verrassing komt te staan.

Als alles hierboven te veel rompslomp lijkt:

Breng een forfaitair bedrag in

Lijkt je dit allemaal wel erg veel administratie? Als vrije beroeper, bedrijfsleider of meewerkend echtgeno(o)t(e) kan je er ook voor kiezen om een forfaitair bedrag in te brengen. Hoeveel je maximaal mag inbrengen, is afhankelijk van de categorie waartoe je behoort.

Het kan zeer interessant zijn om dit zo te regelen als je niet zo veel onkosten hebt, of als ze moeilijk te bewijzen zijn. Liggen je onkosten toch hoger, dan kies je er misschien toch beter voor om ze te bewijzen. Welke optie voor jou het voordeligst uitkomt bespreek je best eens met je boekhouder. Er bestaan online ook verschillende onkostentools die je kan raadplegen om die berekening te maken. 
 

De belangrijkste verplichtingen voor een ondernemer in België zijn onder andere:

• Het bijhouden van alle financiële documenten zoals facturen, bankafschriften en bonnetjes.
• Het opstellen van een balans en resultatenrekening.
• Het indienen van btw-aangiften (indien van toepassing).
• Het opstellen van een jaarrekening (voor vennootschappen).
• Het naleven van de Belgische wetgeving omtrent belastingaangiften en rapportages.

Er zijn verschillende boekhoudsystemen in België, afhankelijk van de grootte en complexiteit van het bedrijf:

• Het enkelvoudig boekhouden: Dit is het eenvoudigste systeem, geschikt voor eenmanszaken en kleine bedrijven. Het houdt zich voornamelijk bezig met de in- en uitgaven.
• Het dubbel boekhouden: Dit systeem is verplicht voor grotere bedrijven en vennootschappen. Het is een geavanceerder systeem waarbij elke transactie wordt geregistreerd in ten minste twee verschillende rekeningen (debiteren en crediteren).

Het belangrijkste verschil tussen enkelvoudig en dubbel boekhouden is de manier van registratie:

• Enkelvoudig boekhouden registreert elke transactie slechts op één rekening, wat het eenvoudiger maakt voor kleine bedrijven.
• Dubbel boekhouden vereist dat elke transactie op twee rekeningen wordt geregistreerd, wat een gedetailleerder en vollediger overzicht biedt van de financiële situatie van het bedrijf.

Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en je belastingstatuut, zijn er verschillende fiscale verplichtingen:

• Btw: De meeste bedrijven moeten btw aanrekenen en regelmatig btw-aangiften indienen bij de Belgische belastingdienst.
• Inkomstenbelasting: Zelfstandige ondernemers betalen belasting op hun inkomsten, terwijl vennootschappen belasting betalen op hun winst.
• Sociale bijdragen: Zelfstandige ondernemers moeten sociale bijdragen betalen aan de socialezekerheidsinstellingen.

Als je een fout ontdekt in je boekhouding, is het belangrijk om dit onmiddellijk te corrigeren. Je kunt de fout rechtzetten door een aanvullende boeking te maken of een correctieboeking te doen. Het is belangrijk om een duidelijke uitleg voor de correctie in je boekhoudsysteem op te nemen, zodat het later makkelijk te traceren is. Het is raadzaam om een boekhouder te raadplegen als je twijfelt.

In België moeten bedrijven hun boekhoudkundige documenten minstens 7 jaar bewaren. Dit omvat facturen, bankafschriften, boekhoudkundige aantekeningen en andere documenten die relevant zijn voor de belastingaangiften en jaarrekeningen.

Ja, in België is het toegestaan om je boekhouding digitaal bij te houden, mits je voldoet aan de wettelijke eisen voor digitale documenten. Er zijn verschillende boekhoudsoftwareprogramma’s beschikbaar die je kunnen helpen om je boekhouding te digitaliseren en te automatiseren, wat veel tijd kan besparen. De meeste boekhouders gaan dit verkiezen!

Het niet naleven van boekhoudkundige verplichtingen kan leiden tot zware boetes, belastingverhogingen, of zelfs juridische vervolging. Het is belangrijk om je boekhouding correct bij te houden en op tijd je belastingen en andere verplichtingen in te dienen om problemen met de belastingdienst te voorkomen.